Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les entreprises sont tenues de respecter des obligations strictes concernant le traitement des données personnelles, notamment dans le domaine des ressources humaines. La gestion des données RH est particulièrement sensible, car elle implique la collecte, le traitement et la conservation d’informations personnelles sur les salariés. Quelles sont les obligations des entreprises en la matière ?
1. Licéité, loyauté et transparence du traitement
Les entreprises doivent s’assurer que le traitement des données personnelles des salariés repose sur une base légale, comme l’exécution du contrat de travail ou le respect d’une obligation légale. Elles doivent également informer clairement les employés sur la collecte de leurs données, les finalités du traitement, les destinataires des données et leurs droits (accès, rectification, suppression, etc.)
2. Minimisation des données collectées
Seules les données strictement nécessaires à la gestion des ressources humaines doivent être collectées. Par exemple, il est inapproprié de demander des informations sur les opinions politiques ou religieuses d’un salarié, sauf si cela est justifié par la nature du poste.
3. Sécurité et confidentialité des données
Les entreprises doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité des données personnelles des salariés. Cela inclut la limitation des accès aux données, l’utilisation de mots de passe sécurisés, le chiffrement des informations sensibles et la formation du personnel à la protection des données.
4. Durée de conservation limitée
Les données personnelles des salariés ne doivent pas être conservées indéfiniment. La durée de conservation doit être déterminée en fonction de la finalité du traitement. Par exemple, les données des candidats non retenus doivent être supprimées après deux ans, sauf accord contraire.
5. Droits des salariés
Les salariés ont le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les rectifier, de demander leur suppression ou de s’opposer à leur traitement dans certaines conditions. Les entreprises doivent mettre en place des procédures pour répondre à ces demandes dans les délais impartis .
6. Tenue d’un registre des traitements
Les entreprises doivent tenir un registre des activités de traitement des données personnelles, décrivant les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les destinataires des données et les mesures de sécurité mises en place .
7. Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO)
Dans certains cas, notamment pour les entreprises traitant des données sensibles à grande échelle, la désignation d’un DPO est obligatoire. Le DPO est chargé de veiller au respect du RGPD au sein de l’entreprise et de servir de point de contact avec la CNIL.
Conclusion
La conformité au RGPD dans la gestion des données RH est essentielle pour protéger les droits des salariés et éviter des sanctions potentielles. Les entreprises doivent adopter une approche proactive en matière de protection des données, en mettant en place des politiques claires, des mesures de sécurité robustes et en formant leur personnel aux bonnes pratiques.