Pendant longtemps, les petites entreprises ont pu gérer leurs ressources humaines avec un mélange de fichiers Excel, d’e-mails, de documents Word et de dossiers stockés sur un serveur ou dans le cloud.

Lorsque l’entreprise compte quelques salariés, cette organisation peut sembler suffisante.

Mais à mesure que les effectifs augmentent, les tâches administratives se multiplient : recrutement, congés, absences, documents salariés, entretiens, formations, suivi des compétences, paie…

À partir d’un certain niveau de complexité, continuer à tout gérer manuellement peut devenir chronophage et augmenter le risque d’erreurs.

Mais à quel moment une PME doit-elle réellement passer à un logiciel RH ?

Il n’existe pas de nombre magique de salariés. Le bon moment dépend davantage de la complexité de la gestion RH que de la taille de l’entreprise.

Un logiciel RH n’est pas réservé aux grandes entreprises

Le terme « SIRH » peut parfois donner l’impression qu’il s’agit d’outils destinés uniquement aux grandes organisations disposant d’un service RH structuré.

Ce n’est plus nécessairement le cas.

Les solutions RH modernes peuvent également répondre aux besoins des TPE et PME, avec des fonctionnalités permettant de centraliser notamment :

• les informations des salariés ;
• les recrutements ;
• les candidatures ;
• les congés et absences ;
• les documents administratifs ;
• les fiches de poste ;
• les formations ;
• le suivi des compétences ;
• certaines tâches liées à la paie.

L’objectif n’est pas de mettre en place une organisation RH complexe.

Au contraire, un logiciel RH doit permettre à une petite équipe de gagner du temps et de simplifier la gestion quotidienne.

1. Vous commencez à multiplier les fichiers Excel

C’est souvent l’un des premiers signaux.

Un fichier pour les congés, un autre pour les salariés, un autre pour les recrutements, un tableau pour les formations et plusieurs dossiers contenant des documents administratifs…

Au départ, cela fonctionne.

Mais plus le nombre de fichiers augmente, plus il devient difficile de savoir :

• quelle version est la bonne ;
• qui a modifié les informations ;
• où se trouve le dernier document ;
• si une information est à jour ;
• qui doit effectuer telle ou telle tâche.

Le problème n’est donc pas Excel en lui-même.

Le problème apparaît lorsque l’information RH est dispersée entre plusieurs outils et plusieurs personnes.

Un logiciel RH permet de regrouper ces informations dans un environnement unique.

2. Les demandes des salariés commencent à vous prendre trop de temps

« Combien me reste-t-il de congés ? »

« Peux-tu m’envoyer mon document ? »

« Quelle est la date de ma prochaine formation ? »

« Où puis-je retrouver mon bulletin de paie ? »

« Est-ce que ma demande de congé a été validée ? »

Lorsque ces demandes arrivent régulièrement par e-mail ou par téléphone, une partie importante du temps consacré aux RH est absorbée par des tâches répétitives.

Un outil RH peut permettre de donner aux salariés un accès direct à certaines informations et démarches.

Le service RH ou le dirigeant peut alors consacrer davantage de temps aux sujets qui nécessitent réellement une intervention humaine.

3. Vous recrutez régulièrement

Le recrutement est un autre signe qu’il peut devenir intéressant de s’équiper.

Lorsque l’entreprise recrute ponctuellement, une boîte e-mail et un tableur peuvent suffire.

Mais lorsque plusieurs postes sont ouverts simultanément, le suivi devient rapidement plus complexe.

Il faut alors savoir :

• quelles offres sont actuellement ouvertes ;
• combien de candidatures ont été reçues ;
• quels candidats ont été contactés ;
• quels entretiens ont été réalisés ;
• quelles candidatures doivent être relancées ;
• quels candidats ont été retenus ou refusés.

Un logiciel RH avec une fonctionnalité de suivi des candidatures permet de centraliser ces informations et d’éviter de gérer le recrutement uniquement depuis une boîte mail.

4. Vous commencez à perdre du temps avec les tâches administratives

La gestion RH comporte de nombreuses tâches répétitives.

Créer un document, mettre à jour une information, rechercher un dossier, envoyer une pièce justificative, suivre une demande, vérifier une échéance…

Individuellement, chaque tâche peut sembler anodine.

Mais leur accumulation peut représenter plusieurs heures par mois.

C’est particulièrement problématique dans une PME où la gestion RH est souvent assurée par une personne qui doit également gérer d’autres responsabilités.

Un logiciel RH peut automatiser ou simplifier une partie de ces opérations.

Le but n’est pas nécessairement de supprimer les tâches RH, mais de réduire le temps consacré aux tâches administratives à faible valeur ajoutée.

5. Vous avez besoin d’une meilleure visibilité sur vos salariés

À mesure que l’entreprise grandit, il devient intéressant de disposer d’une vision globale des ressources disponibles.

Qui possède quelles compétences ?

Quels postes sont occupés ?

Quels recrutements sont en cours ?

Quels salariés doivent suivre une formation ?

Quels besoins pourraient apparaître dans les prochains mois ?

Avec des informations dispersées dans différents fichiers, répondre à ces questions peut nécessiter plusieurs recherches.

Un outil RH permet de centraliser les données et facilite leur consultation.

Cette centralisation peut également aider le dirigeant ou le responsable RH à prendre des décisions avec une information plus facilement accessible.

6. Les documents salariés deviennent difficiles à gérer

Plus une entreprise compte de salariés, plus le volume documentaire augmente.

Contrats, avenants, justificatifs, documents administratifs, bulletins de paie, entretiens…

Conserver ces documents uniquement dans des dossiers classiques peut rapidement devenir difficile à organiser.

Un logiciel RH permet de rattacher les documents aux salariés concernés et de centraliser leur gestion.

Cela facilite notamment la recherche d’un document lorsqu’il devient nécessaire de le retrouver rapidement.

Bien entendu, la solution choisie doit également prendre en compte les exigences de sécurité, de confidentialité et de protection des données personnelles.

7. Vous commencez à avoir un véritable besoin de pilotage RH

Il existe une différence importante entre administrer les salariés et piloter les ressources humaines.

Lorsque l’entreprise grandit, le dirigeant peut avoir besoin de répondre à des questions telles que :

• Combien de recrutements sont prévus ?
• Quels sont les besoins en compétences ?
• Quelles formations sont nécessaires ?
• Quels postes sont difficiles à pourvoir ?
• Combien de salariés sont concernés par certaines échéances ?
• Comment évoluent les effectifs ?

Un logiciel RH peut fournir une vision plus structurée de ces informations.

Il devient alors un véritable outil de pilotage et pas uniquement un espace de stockage de documents.

8. La paie commence à être liée à de nombreuses autres informations RH

La paie est au cœur de nombreuses données administratives concernant les salariés.

Lorsque les informations sont réparties entre plusieurs outils, il peut devenir nécessaire de ressaisir certaines données ou de multiplier les contrôles.

Cette situation peut être source de perte de temps et d’erreurs.

Centraliser davantage les informations liées aux salariés, à leur administration et à la paie peut donc simplifier le fonctionnement de l’entreprise.

Il faut toutefois distinguer les fonctionnalités proposées par les différents logiciels : certains outils RH ne gèrent pas la paie et se limitent à transmettre les informations nécessaires à un logiciel spécialisé.

9. Combien de salariés faut-il pour justifier un logiciel RH ?

Il n’existe pas de seuil universel.

Une entreprise de 20 salariés qui recrute régulièrement, gère beaucoup de documents et possède plusieurs sites peut avoir davantage besoin d’un logiciel RH qu’une entreprise de 50 salariés avec une organisation très simple.

On peut néanmoins considérer que le besoin devient généralement plus évident lorsque plusieurs de ces situations apparaissent simultanément :

Plus les effectifs augmentent + plus les processus RH se multiplient + plus les informations sont dispersées = plus l’intérêt d’un logiciel RH augmente.

Le nombre de salariés n’est donc qu’un indicateur parmi d’autres.

10. Quels sont les avantages d’un logiciel RH pour une PME ?

Lorsqu’il est adapté à la taille de l’entreprise, un logiciel RH peut apporter plusieurs bénéfices.

Gagner du temps

Les tâches répétitives et les recherches d’informations peuvent être simplifiées.

Centraliser les informations

Les données concernant les salariés, les recrutements, les documents ou les formations peuvent être regroupées au même endroit.

Faciliter le suivi

Les responsables disposent d’une meilleure visibilité sur les processus RH en cours.

Améliorer l’expérience salarié

Les collaborateurs peuvent accéder plus facilement à certaines informations et effectuer certaines démarches.

Mieux organiser les documents

Les documents sont associés aux salariés concernés et peuvent être gérés dans un environnement prévu à cet effet.

Faciliter le pilotage

Les données RH sont plus facilement accessibles pour suivre les effectifs, les recrutements et les besoins de l’entreprise.

11. Attention à ne pas choisir un logiciel RH trop complexe

Passer à un logiciel RH ne signifie pas qu’il faut nécessairement adopter une solution conçue pour une entreprise de plusieurs milliers de salariés.

Pour une PME, un outil trop complexe peut même devenir contre-productif.

Avant de choisir une solution, il est donc important de se demander :

• Quelles tâches voulons-nous réellement simplifier ?
• Combien de personnes utiliseront le logiciel ?
• Les salariés auront-ils accès à leur espace ?
• Quelles données devons-nous centraliser ?
• Avons-nous besoin de gérer les recrutements ?
• Devons-nous gérer les congés et absences ?
• Avons-nous besoin de gérer les formations ?
• La paie doit-elle être intégrée ?
• Quelles fonctionnalités seront réellement utilisées ?

Le meilleur logiciel RH n’est pas nécessairement celui qui possède le plus de fonctionnalités.

C’est celui qui répond réellement aux besoins de l’entreprise sans ajouter une complexité inutile.

12. Et si votre entreprise n’est pas encore prête ?

Toutes les PME n’ont pas besoin de s’équiper immédiatement.

Si l’entreprise compte quelques salariés, réalise peu de recrutements et dispose d’une organisation administrative parfaitement maîtrisée, les outils existants peuvent encore être suffisants.

Mais il est intéressant d’anticiper.

Attendre que la gestion RH devienne totalement ingérable avant de mettre en place un outil signifie généralement que la migration sera plus urgente, plus contraignante et potentiellement plus coûteuse en temps.

À l’inverse, mettre en place progressivement un outil permet de structurer les processus au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise.

Talent : un logiciel RH pensé pour les TPE et PME

Pour les entreprises qui souhaitent centraliser leur gestion RH sans mettre en place une solution disproportionnée par rapport à leur taille, Talent propose une approche tout-en-un.

La plateforme permet notamment de gérer :

• le recrutement : publication des offres, suivi des candidatures, CVthèque et échanges avec les candidats ;
• la gestion RH : fiches de poste, effectifs, congés, documents et besoins futurs ;
• la formation : compétences, besoins en formation et sessions ;
• les salariés et l’administration ;
• les bulletins de paie.

L’objectif est de permettre aux TPE et PME de réunir au même endroit les principales informations et processus liés à leurs ressources humaines.

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En résumé

Une PME n’a pas besoin d’attendre d’avoir un service RH de plusieurs personnes pour envisager un logiciel RH.

Le bon moment arrive généralement lorsque la gestion devient suffisamment complexe pour que les outils traditionnels commencent à montrer leurs limites :

• trop de fichiers Excel ;
• informations dispersées ;
• recrutements difficiles à suivre ;
• demandes répétitives des salariés ;
• documents difficiles à retrouver ;
• gestion administrative chronophage ;
• manque de visibilité sur les effectifs et les compétences ;
• multiplication des tâches liées à la paie.

Le passage à un logiciel RH doit alors être considéré non comme une dépense supplémentaire, mais comme un moyen de structurer l’entreprise et de récupérer du temps pour les tâches qui nécessitent réellement l’intervention des équipes.

Pour une TPE ou une PME, l’enjeu n’est pas de disposer du SIRH le plus sophistiqué possible.

C’est de disposer d’un outil simple, adapté à ses besoins et capable d’évoluer avec l’entreprise.