New York Presbyterian

Un hôpital de New-York automatise ses processus de paie

L’un des plus grands hôpitaux New-Yorkais, le New-York Presbyterian a choisi d’automatiser une partie de son processus de paie avec le RPA dans el but de normaliser les fiches de présence.

L’hôpital New-York Presbyterian (NYP) a donc choisi de prendre le virage de l’automatisation dans le but de gagner en productivité. Avec plus de 20 000 employés et une capacité de 2 700 lits, le NYP est une énorme machine de production de documents administratifs. Et parmi eux, les fiches de présence du personnel. Les salariés étaient sensés pointer à leurs arrivées et départs, mais les fréquents oublis obligeaient les administratifs à effectuer des corrections. Le temps perdu alors était incalculable et coûtait beaucoup trop à l’hôpital.

Le NYP a alors estimé que pour résoudre le problème il aurait fallu recruter 25 employés supplémentaires à temps plein (rien que pour corriger les erreurs de pointage). Chaque correction de formulaire demandant entre 10 et 15 minutes à l’employé le traitant, selon le directeur de la transformation du NYP Peter Fleischut.

Dans un premier temps, la simple numérisation de ce processus a été envisagée, mais face à l’ampleur de la tâche, il a été choisi de se tourner vers les robots RPA.

La technologie RPA (Robotic Process Automation ou automatisation robotisée des processus) a pour but de concevoir des logiciels capables de traiter des tâches volumineuses et répétitives, la plupart du temps grâce à l’IA et l’auto-apprentissage. Ces logiciels reproduisent le comportement humain en se connectant à des applications, saisissant des données, élaborant et exécutant des tâches.

L’hôpital s’est donc tourné vers al société Work Fusion pour mettre en place ce RPA capable d’automatiser le remplissage et le classement des documents de présence manquants.

L’ensemble du développement et du déploiement a pris seulement trois mois, et les résultats sont spectaculaires : il faudrait entre 15 et 30 secondes à un robot pour remplir un formulaire (60 fois moins qu’un humain). cela a donc permis au NYP de ne pas augmenter sa masse salariale, et de dégager du temps pour les personnels administratifs concernés.

La conduite du changement

Le docteur Fleischut le reconnaît, la plus grande difficulté ne réside pas dans le déploiement du logiciel, mais dans la familiarisation des équipes avec ces nouvelles technologies : « Je pense qu’il y a un déficit de connaissance autour du RPA en général, et dans le secteur de la santé en particulier« . Le NYP a donc choisi de former des ambassadeurs devenus référents sur le savoir de cet outil et mis en place des sessions de formation. Au final, l’arrivée de cette technologie s’est bien passée, car au final, « les employés apprécient de pouvoir de se décharger sur des bots de certaines tâches les plus rébarbatives de la gestion de la paie » conclue le docteur Fleischut

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